Đào tạo định hướng

Ho-ren-so là một trong những quy tắc làm việc quan trọng tại các công ty Nhật Bản mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần phải biết. Nếu bạn là một trong những học viên sắp sang Nhật du học thì không nên bỏ qua những thông tin có trong bài viết dưới đây nhé.

1. Vậy quy tắc Horenso là gì?

Ho-ren-so là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến. Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. Ho-ren-so nghĩa là chủ động trong công việc.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Ho-ren-so. Họ chỉ ra rằng chính Ho-ren-so là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Với Ho-ren-so, tốt nhất là nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.

HOKOKU: Báo cáo

Trong mô hình của Ho-ren-so, đầu tiên phải nhận thức rằng báo cáo là một nhiệm vụ. Nếu không nhận được báo cáo, người lãnh đạo sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc nhân viên của họ làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc lãnh đạo hỏi: “Việc ấy sao rồi?”. Chủ động báo cáo chính là điều lãnh đạo thích nhất ở nhân viên. Nhưng phải báo cáo điều gì? Thời điểm và cách thức báo cáo ra sao?

Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo nên dựa vào khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Và đặc biệt khi nhân viên tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề nên báo cáo lại ngay cho lãnh đạo.

Phương pháp báo cáo tốt: Báo cáo theo định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích, có đưa ra giải pháp.

Có đưa ra giải pháp, trường hợp khẩn cấp có thể báo cáo bằng miệng, có thể báo cáo bằng văn bản. Nếu nội dung phức tạp, khó hiểu có thể dùng đồ họa, hình vẽ, để miêu tả cho dễ hiểu, báo cáo bằng Email.

Phương pháp báo cáo không tốt: Ngẫu hứng, thiếu chính xác. Ít thông tin. Tin tốt báo trước. Văn phong thiếu tôn trọng. Thông tin mang tính thống kê. Chỉ hỏi và tham khảo.

RENRAKU: Liên lạc

Trong Ho-ren-so, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, nhân viên muốn liên lạc để nhắc nhở lãnh đạo phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn thì phải làm sao?

XIN LỖI là cách nhanh nhất để liên lạc với lãnh đạo. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với giám đốc vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Phương pháp liên lạc tốt: Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết nhanh và kịp thời (realtime), quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt), làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nghiệm lần sau… thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Phương pháp liên lạc sai: Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu. Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại. Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn thời gian. Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau. Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin. Chậm quá lâu mới thực hiện. Ít người biết. Làm ngẫu hứng.

SODAN: Bàn bạc

Đây chính là điểm then chốt để các nhân viên có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là nhân viên chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

Cách bàn bạc tốt: Đông người, nhiều cá tính, phong cách. Ghi nhận các ý kiến. Khuyến khích nói. Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt. Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định.

Cách bàn bạc không tốt: Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau. Không ghi nhận. Bác bỏ ngay lập tực. Không ai biết mục đích. Không ra quyết định cuối. Mỗi người làm một hướng.

2. Vì sao cần phải đào tạo Ho-ren- so cho học viên?

Việc thực hiện tốt Ho-ren-so sẽ giúp cho công việc đạt được hiệu quả cao, phát huy tính chủ động, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng trở nên gần gũi hơn, toàn thể nhân viên và ban điều hành cùng chung sức vì mục tiêu chung của công ty, tinh thần đoàn kết được nâng cao. Và đây được coi là bí quyết “có một không hai”, giúp người Nhật Bản có được năng suất lao động cao bậc nhất thế giới.

Tại Hanoilink- Công ty cổ phần dịch vụ liên kết Hà Nội là một trong những địa chỉ, doanh nghiệp uy tín nhất trong việc cung ứng thực tập sinh đi xuất khẩu lao động, du học sinh Nhật Bản. Chúng tôi nhận thấy tầm quan trọng của đào tạo Ho-ren-so đối với các học viên chuẩn bị sang Nhật du học và lao động là điều quan trọng và vô cùng cần thiết. Chính vì thế, trong chương trình đào tạo của trung tâm thì phương pháp Ho-ren-so được xếp vào mục tiêu đầu ra của giáo dục định hướng của trung tâm. Ngay từ tuần đầu nhập học tại trung tâm học viên sẽ được các giáo viên hướng dẫn hiểu về quy tắc Ho-ren-so là gì? Thông qua các bài giảng, các bài luyện tập tình huống để học viên có điều kiện hiểu kỹ hơn, và có thể vận dụng Ho-ren-so để giải quyết các tình huống xảy ra trong khi làm việc và học tập tại Nhật Bản.

• Thông tin liên hệ:

  • Hotline: 097.185.8022
  • Website: HanoiLink.vn
  • Facebook: Du học Nhật Bản HanoiLink
  • Facebook: Tiếng Nhật Hanoilink
  • Youtube: Hanoilink: Giúp bạn đi Du học, làm việc tại Nhật
  • Youtube: Tiếng Nhật Hanoilink
  • Tiktok: Tiếng Nhật Hanoilink
  • Địa chỉ: Trung tâm GDNN – GDTX Thanh Trì, Liên Ninh, Thanh Trì, Hà Nội
  • Văn phòng tư vấn và tiếp nhận hồ sơ: HH1C Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội